我們正在招聘：學徒支持行政專員！

我們目前正在尋找一位學徒支持行政專員，加入我們位於Cloudstaff的團隊，成為全球最佳工作場所的一部分！

職位：學徒支持行政專員

工作安排：居家工作

地點：任何CS分支機構 - 安赫萊斯、馬巴拉卡特、馬卡蒂、奧爾蒂加斯、塔爾拉克、宿霧、達沃

工作時間：早班

職位描述：

• 學徒行政專員為學徒經理和導師提供關鍵的後台和行政支持。
• 此職位確保合規文件準確及時地完成，客戶和學徒在系統中正確設置，並高效管理日常行政任務。
• 此角色對於釋放學徒團隊的精力以專注於客戶和學徒參與至關重要，同時保持合規性和運營卓越。

主要職責

• 為學徒經理和導師提供行政支持。
• 確保合規文件準確及時地完成。
• 在系統中維護準確的學徒和客戶記錄。
• 準備並提供報告以支持團隊和客戶的需求。
• 協調培訓時間表並支持團隊之間的溝通。
• 監控團隊收件箱並及時處理通信。
• 在需要時參與特別項目和流程改進。

職位的關鍵能力：

• 溝通
• 撰寫清晰且專業的提案、輔導文件和轉移請求。
• 向團隊成員和導師傳達有關學徒和客戶的更新。
• 管理收件箱查詢，確保所有電子郵件迅速且準確地處理。
• 接聽來電，包括檢查和回復語音郵件。
• 監控和管理收件箱（增加人事收件箱、招聘收件箱和常務董事收件箱），確保及時跟進。
• 人際關係/團隊合作
• 與導師和學徒經理建立積極的工作關係。
• 即使在遠程環境中，也能貢獻於合作、尊重的團隊文化。
• 規劃與組織
• 將TAFE培訓時間表添加到導師的Outlook日曆中，並在Hub中記錄培訓。
• 管理相互競爭的優先事項，確保合規文件和報告滿足截止日期。
• 維護結構化的檔案和數據庫流程，以便於檔案檢索。
• 客戶參與和關係管理
• 撰寫專業的客戶提案和商業條款。
• 準備客戶準備的簡歷以呈現給雇主。
• 將工具箱會議更新分發給主動資源的候選人。
• 貢獻工具箱會議內容以支持客戶和候選人的參與。
• 學徒參與
• 運用邏輯思維來排除系統或報告錯誤。
• 安全管理
• 通過準確準備和存儲安全相關的合規文件支持導師。
• 確保安全培訓和記錄在系統中登記並可訪問。
• 銷售與市場營銷
• 為招聘提案和市場活動提供行政支持。
• 系統和流程
• 在學徒Hub、Vincere及其他系統中保持準確的數據錄入。

技能與資格：

• 至少有2年的行政經驗，理想是在合規、招聘或教育領域。
• 強大的計算機素養，包括數據庫管理和MS Office / Google Workspace。
• 對細節和數據錄入的高關注度和準確性。
• 能夠在遠程環境中獨立工作。
• 優秀的組織和時間管理技能。
• 強大的英語書面和口頭溝通能力。
• 在澳大利亞職業教育、招聘或學徒方面的先前經驗（可取但非必須）。

不可妥協的技能與要求：

• 至少有2年的行政經驗，理想是在合規、招聘或教育領域。
• 強大的計算機素養，包括數據庫管理和MS Office / Google Workspace。
• 對細節和數據錄入的高關注度和準確性。