• Techzu是一家正在成長的軟體和人工智慧公司，專注於幫助新加坡中小企業通過網站、電子商務平台、自訂軟體和自動化工具實現數位化。我們迅速、高效，專注於建構能夠產生結果的系統。

• 我們正在招聘一位資源豐富、獨立且以解決方案為導向的執行助理及運營協調員，直接支持董事總經理（MD）。此角色將通過管理日常運營、改善內部系統、處理項目協調以及確保團隊之間的持續跟進，來釋放MD的時間。

角色概述

• 這是一個關鍵任務角色，旨在尋找一位不僅僅是接受指令的人，而是能夠前瞻性思考、在問題發生之前解決問題，並積極幫助企業日常運作更順暢的人。您將負責行政、人力資源、財務追踪、內部報告、基本研究和協調任務。您也將被信任來提出建議、解決障礙，並獨立找出解決方案——不僅僅是完成檢查清單。

主要責任

行政運營與內部協調

• 建立並維護公司內部文檔的內部網站
• 與董事總經理合作，記錄並管理各部門的標準作業程序（SOP）
• 組織和管理內部文件夾、模板和文檔
• 協調和管理合同及協議文檔（保密協議、項目協議等）
• 維護公司範圍內的任務追蹤器，並跟進委派的事項

人力資源支持

• 發布招聘信息、安排面試並協助新員工入職
• 跟蹤團隊表現並維護績效儀表板
• 共同開發和管理公司的績效評估系統
• 跟蹤和記錄請假、生日、合同條款及人力資源記錄
• 準備人力資源文件，例如聘用信、試用期確認函及辭職接受或清理信

輕微財務與簿記

• 準備和管理定期發票
• 跟蹤並跟進逾期付款
• 根據提供的數據跟蹤團隊佣金
• 上傳和分類收據
• 與會計師協調以維護財務文檔

項目與狀態報告

• 跟蹤各部門內部和客戶項目的進展
• 跟進團隊成員的進展更新和截止日期
• 為董事總經理準備每週的項目更新報告，包含阻礙和到期事項
• 向團隊發送有關待辦任務和截止日期的提醒

執行與會議支持

• 準備議程並協調會議後勤
• 在會議中記錄筆記並跟蹤後續行動
• 維護每週摘要報告，概述進展、停滯事項及需董事總經理審閱的內容
• 主動跟進團隊中的未解決行動項目

電子郵件、日曆與提案支持

• 使用篩選器和結構化標籤組織和篩選董事總經理的郵箱
• 使用標準模板回應非敏感電子郵件
• 安排會議、確認參加者並發送提醒
• 使用現有模板格式化和發送商業提案

研究與開發支持

• 對競爭對手、市場趨勢、UX/UI模式和工具進行研究
• 為董事總經理整理產品理念和靈感
• 總結研究結果並創建簡單的內部研究文件
• 維護一個擁有參考資料和示例的研發圖書館

銷售與業務開發支持

• 準備並更新客戶服務協議
• 定制並組織銷售簡報或產品展示
• 維護最新的銷售資料、案例研究和PSG文件資料夾
• 協助準備新潛在客戶或提案的材料

要求

• 出色的英語書面和口頭表達能力
• 至少2年的行政、運營或高層助理經驗
• 具有卓越資源利用和解決方案導向能力——您尋找答案，而不僅僅是提問
• 強大的批判性思維和獨立判斷能力——您知道何時採取行動以及何時升級問題
• 有良好的跟進、負責任和注重細節的記錄
• 精通Google Workspace（文檔、表格、幻燈片、雲端硬碟、Gmail、日曆）
• 能夠管理多個運行的部分並保持其他人有序
• 高度組織化、主動、並在壓力下保持冷靜

加分條件（優先考慮）

• 具有簿記經驗
• 有支持創始人或領導團隊的經驗
• 曾在科技或服務型公司工作

工作時間

• 全職
• 每年12天的帶薪休假
• 遵循新加坡公共假期
• 每天需與董事總經理進行檢查