Administratif

• Mengelola kalender dan memastikan bahwa semua aktivitas dan tanda pembatas diperbarui
• Mengatur rapat, konferensi, dan kegiatan internal dan eksternal lainnya; memesan ruang konferensi dan tempat; dan berkoordinasi dengan semua pihak yang terlibat
• Merencanakan dan mempersiapkan semua kebutuhan terkait perjalanan (misalnya, penerbangan / kereta, hotel, mobil, itinerary, dll.)
• Merencanakan dan mengorganisir alur kerja untuk mematuhi batas waktu yang ditetapkan untuk memenuhi tenggat waktu
• Membuat dan memelihara informasi kontak dan daftar distribusi email
• Berkaitan dengan kelompok dukungan bisnis untuk dan atas nama alokasi pemangku kepentingan
• Melaksanakan proyek yang ditugaskan secara efektif dan tepat waktu
• Membantu dalam manajemen pengeluaran
• Mengelola tugas lain yang diminta dengan wajar oleh semua alokasi pemangku kepentingan dan tim kepemimpinan layanan

Komunikasi

• Menangani panggilan telepon untuk dan atas nama alokasi, merespons sesuai kebutuhan dan/atau memastikan bahwa semua pesan disampaikan tepat waktu
• Menyusun atau merevisi surat, memo, laporan, email, dll., dalam gaya dan format Perusahaan yang benar; melakukan pemeriksaan dan menyunting konten serta korespondensi untuk memperbaiki tata bahasa, ejaan, dan tanda baca; memproduksi dan mentranskripsi dikte
• Membantu dengan proyek dan pengaturan logistik yang dipimpin oleh alokasi melalui koordinasi internal / eksternal dengan berbagai kelompok
• Merencanakan dan mengorganisasikan alur kerja untuk mematuhi batas waktu yang ditetapkan per permintaan / alokasi, untuk memastikan memenuhi tenggat waktu
• Memprioritaskan, mengelola beberapa tugas, dan mengkomunikasikan status dan kemajuan tugas secara tepat waktu
• Menggunakan sistem yang efektif untuk memastikan bahwa baik tugas jangka pendek maupun jangka panjang diselesaikan dalam waktu yang diperlukan

Manajemen Hubungan

• Menggunakan pertimbangan yang baik setiap saat; mengajukan pertanyaan tindak lanjut jika instruksi tidak jelas, secara efisien mengkomunikasikan umpan balik, kekhawatiran, masalah, dan solusi
• Menunjukkan perhatian yang sangat baik terhadap detail dan memiliki pengetahuan menyeluruh tentang prosedur departemen dan Perusahaan, serta mempertahankan dan memanfaatkan ini
• Memastikan semua informasi terbatas, masalah, isu, dan barang pribadi dari semua alokasi diperlakukan dengan kerahasiaan tertinggi
• Membangun hubungan baik dengan anggota tim lainnya dan di seluruh Perusahaan

Kualifikasi

• Gelar Sarjana atau Diploma Associate diperlukan. Diploma pasca sarjana dan/atau gelar magister adalah keuntungan, tetapi tidak diwajibkan.
• Setidaknya satu tahun pengalaman kerja relevan sebagai Asisten Jarak Jauh / Eksekutif / Administratif dengan paparan ke firma hukum internasional besar atau organisasi setara.

Persyaratan Pekerjaan Penting

• Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik
• Pengetahuan menengah tentang Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint
• Keterampilan interpersonal yang sangat baik dengan kemampuan untuk menyeimbangkan kontribusi individu dan anggota tim
• Dipercaya dalam mengelola dan menangani masalah dan informasi rahasia
• Mempunyai pendekatan positif terhadap manajemen tugas harian dan dapat dengan cepat membangun kepercayaan, rasa hormat dan kepercayaan dengan orang lain
• Dapat tetap tenang di bawah tekanan dan bekerja dengan tenggat waktu yang ketat
• Berorientasi pada detail dan solusi dengan rasa urgensi yang kuat untuk proaktif menyelesaikan tantangan
• Keterampilan organisasi dan koordinasi yang sangat baik; nyaman mengelola prioritas dari beberapa pihak
• Sikap telepon yang sangat baik dan pengetahuan yang kompeten tentang sistem telepon
• Kemampuan manajemen penjadwalan yang kuat dan kemampuan tindak lanjut yang konsisten
• Pemain tim yang proaktif
• Pengetahuan tentang Microsoft Visio dan SharePoint adalah keuntungan
• Latar belakang hukum adalah keuntungan

Silakan merujuk pada deskripsi pekerjaan.